加入公司加入微商的改变

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  详解如何申请一个公司邮箱,英文电子邮件对外贸人员从业人员而言是非常重要的,我经常说外贸从业人员的两个必备的武器:一是英文的电子邮件,一个就是PPT。平时应该从工作中不断积累和升级这两个必备的技能,今天我就先分享一些英文邮件的相关体会吧。

  开始写之前,我希望大家搞清楚几个概念,英文能力,英文写作能力,商务英文函电能力,是三个完全不同的概念。千万不要以为英文口语好的人,英文写作就好,也不要认为英文写作好的人,商务英文函电就写的好。特别不要认为英文好的人,做外贸就好。其实外贸这个行业里很多做的好的人,英文不一定特别的好,很多从业人员的英文商务函电能力也是在长期的一线工作中慢慢积累下来的。我在十年的外贸职业生涯中看到过太多的英文口语不错的海归,写起英文邮件来狗屁不通,根本写不出一封合情合理的让客户信任的邮件。英文函电的能力是在具备了英文写作能力后,在工作中不断与客户沟通,总结积累后慢慢锻炼出来的。其实这就好比,很多写作好的人比如作家,不太会讲话,而很多演讲能力很强的人,并不一定写得很好。其实是一个道理的。口语和书面语是完全不同的概念。同时如果要让对方能感同身受那就更加不容易了。

  必须知道如何申请一个公司邮箱,就我个人而言,工作的头两年我是用的Microsoft Office Outlook,从第三年开始就只用Foxmail了。原因很简单,就是Foxmail的兼容性和移动性都很好。随时能把文件整个拷贝走,在任何电脑上都能用,能保证邮件随时都能被打开。就邮件的编辑功能而言我只需要用文件和插图以及附件PPT的形式去表现就可以了。现在我还是能打开八年前自己用Foxmail写的邮件。

  一般商务邮件的字体可以从以下四种字体里选择。当然还会有很多更好或是更新的字体,但是你在选择之前一定要确保对方电脑上也有这种*的字体。一般而言下面的四种字体是所有Microsoft Office和WPS还有苹果系统都自带的。所以用下面四种的中的一种一定是万无一失的。

  解析如何申请一个公司邮箱,如果你用精挑细选的一种字体编辑邮件发出后,对方电脑上没有这种字体。轻的话,所有的字体会被对方电脑的默认字体替换掉,重则,整个邮件的排版都会出现错乱,甚至会出现乱码。所以还是建议发商务邮件就从以上四种字体中选择。这里想特别提醒一下苹果电脑的用户,你们在用苹果系统自带的邮件或是Foxmail的苹果版发邮件的时候。你自己感觉很好看,但是接受你邮件的客户如果不是用苹果系统的话,那好的显示效果就出不来。有个时候会更加的丑,所以我一般都是建议如果就是普通办公的话,用PC机子会更好。这样可以确保你看到的邮件样子就是对方能看到的邮件样子。同时文件的兼容性会更好。

  另外在写邮件的时候一定要保证字体前后的一致性。就是说整片邮件原则只用一种字体和一个字体大小(颜色的话一般选择黑字白底)。如果是需要特别强调的部分可以用粗体或是下划线或是大写标注。清水国际在实际操作过程中,如果会从其他地方复制粘贴文字过来,就一定要注意用格式刷把复制过来的部分跟邮件现有的字体统一。这点是经常容易忘记的。字体的统一和没有错别字是*简单的要求,但是也是*容易犯错的地方。一般外贸从业人员写邮件专业不专业先就是先看这两点。

  邮件标题是一个外贸从业人员在写邮件过程中经常忽略的问题,在实践的工作中经常会看到在一个邮件主题下,来回的回复。可能*的邮件正文内容已经完全不是邮件标题的内容了。一般而言邮件标题就是邮件正文内容的关键字或是高度概括,如果这个邮件是报价的,那标题可以是formal quotation for...from...;后续只要是围绕讨价还价邮件内容,就都可以在这个邮件主题下回复。千万要记住如果邮件的内容变化了。比如从价格谈到了交期,那么你写邮件或是回复邮件的时候,标题也要跟着改变。邮件标题的命名,你不光是要考虑到自己的便捷和易分类性,更加重要的是要让客户便捷。一般一个客户的采购人员会跟进很多家供应商,所以你在邮件标题里一定要有自己公司的英文名字或是缩写,这样就能很好的方便客户去分类和识别不同供应商的邮件。

  为什么邮件的标题特别重要呢?其实原因很简单,就是方便后续你和客户都能以*快的速度找到相关历史邮件。因为在长期的服务客户中难免会忘记一些重要的事情。有个时候还要经常去看自己以前的邮件记录。这样能否迅速的找到当时的邮件就显得很重要。有时候于客户出现争端时,还经常需要附上以前大家确定好相关内容的邮件。白底黑字写下来的,谁也躲不了。本人在职业生涯的前几年,经常会佩服香港的外贸从业人员,因为他们的邮件写的很专业,同时每次出现什么问题的时候,总是会迅速把当初自己做承诺的邮件找出来发给我。就这样被上了很多课。也算是交了很多学费。

  另外,原则上一份邮件只讲一件事情。切记不要一封邮件讲好几个事情。如果确实需要讲其他重要事情的话,那就另外写一封邮件。在谈判的过程中也是这样,一个一个主题去谈,而不要把很多主题放在一起谈。一个主题大家都谈定了后,再接着谈另外一个主题。如果很多主题一起谈的话,结果往往是不了了之。举个例子,在跟客户谈价格的时候,所有的邮件就只谈价格或是围绕价格这中心去谈,千万不要又谈价格又谈交期又谈工艺,这样的话很容易就被客户牵着走了。如果客户有意两者一起谈,那么你也要有意识的从邮件中分开。看一个外贸从业人员是否专业和老道,就从这点可以看出来。

  刚入行的外贸人员很容易忽略这个问题。可能压根就没有邮件归档分类的概念。其实如果做久了以后就会知道邮件分类归档是非常重要的,它的目的就是方便你迅速的找到你需要的历史邮件。我的邮件分类经验如下:

  3. 然后在国家的下面按客户渠道的性质去分类建立文件夹,比如在美国下面建立品牌商,零售商,区域批发商等;

  4. 然后在各个销售渠道下建立每个客户的文件夹,比如在品牌商下建立客户A,客户B等等的文件夹。清水国际

  5. 然后在客户A的文件夹下按跟进的事情去建立,报价,生产,质量投诉,审厂,验货,出运,单证和收款等文件夹。

  这里需要特别注意的地方是,邮件分类一定是按事情,而不是按发件人来分类的。刚入行的新人为了图省事在开始的时候用邮件客户端的自动分类功能按发件人来自动分类邮件,时间一长了后就崩溃了。原因很简单,客户给你对接的人可能会跟你谈报价,生产,质量投诉等所有的问题。一年下来积累的邮件会很多。如果不做很好的分类处理,你是很难找到目标邮件的。我记得我刚入行的时候,一位前辈跟我讲的邮件分类的目标就是能在两分钟内找到你所需要的历史邮件。

  一般而言,你在一家公司做的越久,职位越高,你接收的邮件或是CC给你的邮件就会越多。如果要你去找一年或是两年前跟客户谈判的邮件,你想想你能不能在你现有的分类原则下迅速找到……

  记得我刚入行的时候,很多外贸从业人员告诉我,商务英文函电一定要写的简短。客户要的是结果。邮件不要写的太复杂。邮件就是要把客户需要的结果告诉客户就可以了。当初我什么都不懂的时候,听起来还是觉得挺高大上,随着自己从业经验的积累,我发现商务英文函电不但不能写的简短,而且还需要多啰嗦一些。

  终于知道如何申请一个公司邮箱,因为在一个充满竞争的商业环境里,没有哪家公司的发展是一帆风顺的,没有哪个工厂能保证全部订单都能100%按时交货,没有什么产品是永远不会出质量问题,一切都是在不确定中进行着,并且客户的需求是无止境的。所以你要给客户100%的满意和结果是不现实的。实际的情况就是你发出的报价,客户永远都是说贵;你提供的交货期,客户永远都是嫌长;你卖出去的产品,客户总是反馈有质量问题……,在这样的提前下,你需要本着尊重和真诚的态度,在邮件里有理有据,合情合理的把你和你公司所做的努力写出来告知客户。要记住外贸不像做内销,外贸的客户基本上一年才见一面,就算见面也是很短暂的。有些中小客户可能生意做了几年,都还相互没有面对面的交谈过,所以在邮件跟客户沟通的时候,需要把自己做的努力和事情简单的交代一下。以一个样板的交期来举例吧。客户给你下了一个样板单,通常情况下你工厂可以是一周内交货,但是由于客户的电路板有所调成,所以造成了电路板供应商提供不及时,从而导致整个样板交期已经推迟了一周,后续还要多少时间也不确认。那么这种邮件应该怎么回复客户了。如果是我,我会把样板制作过程中的具体问题告知客户,同时也会把我和我司所做的努力和工作一并告诉客户。让客户有种身临其境的感觉。以下是案例。

  其实从以上实例中你可以看到,要把事情客观的原因解释清楚,同时真诚得告知客户自己所做的努力,邮件是必须要有一定篇幅的。上面这封邮件不计空格的线个单词。客户看到这样的邮件后,*感受是放心,第二感受是知道你和你公司为了解决问题做了很多事情,第三,也是*重要的,是能真切的感受到你的真诚和尊重。

  其实不管是在写商务邮件,还是面对面的与客户交流,*重要的是要让对方从你的文字或语言和表情中感受到满满的真诚和尊重。因为达成生意的前提是双方绝对的信任,而信任的基础就是彼此真诚以待。然而遗憾的是,在现实的工作中,我看到过太多外贸从业人员在处理客户问题上“技巧太多,真诚太少”。对大客户点头哈腰,对小客户缺乏尊重。很多情况就是用一个接一个的谎言去欺骗客户,*的结果都是搬起石头砸自己的脚。

  所以我总是建议外贸新人在写邮件的时候,尽量多的时间去想想,在真诚的前提下,尽量的把邮件写长。

  就像上面说的那样,在实际写邮件的过程中,如果要写的完善和真诚是需要花点时间的,如果你平时积累不多的话,那就更加得花时间。写邮件的素材也是需要靠平时一点一点积累。你可以有意识的把自己在某个主题上写的好的邮件或是段落归类整理一下。这样后续遇到这样的主题时,就是直接复制过来。以下是我觉得几个用得比较多的归类,大家可以好好去想想。

  就我个人而言,我一般写封邮件需要20分钟到1小时左右。我是建议在写邮件之前,自己先把思路理清楚,然后自己用中文把邮件草稿写出来。当然如果熟练的话可以把中文草稿默默的打在心里。然后就是把中文翻译成英文。切记不要一上来就直接用英文边想边写。

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  小王*近很郁闷,眼看要签的一张订单黄了。原因是没有及时回复客户的邮件,让客户觉得没有时间观念。其实小王及时回复了客户的邮件,但是24小时后,这封邮件居然又给退回来了,说经过长时间的投递依然无法到达对方,所以才退回此邮件...小王真是欲哭无泪啊。

  原来小王使用的邮箱还只是很传统的要去和客户确认才知道对方是否有收到,也难怪会出现这样的事情。

  邮件跟踪技术是利用大数据等技术手段可以准确的知道发出的时候是一个什么状态,投递中还是投递成功而不用收件方确认的一种全新的技术,138企业邮箱(投入巨资研发,在邮件跟踪技术方面已处于国内领先水平。